Usługa Importer of Record nie ma jednej, ściśle określonej grupy odbiorców. Może być wykorzystywana przez firmy z niemal każdego sektora, niezależnie od branży, skali działalności czy częstotliwości importu.
Dla jednej organizacji IOR będzie elementem świadomie zaplanowanego modelu sprzedaży i logistyki. Dla innej – rozwiązaniem zastosowanym dopiero wtedy, gdy towar utknie na granicy, pojawi się ryzyko niedostarczenia go na czas albo dotychczasowy model sprzedaży przestanie działać.
Czy Importer of Record jest więc pierwszym krokiem do sprawnego wejścia na nowy rynek, czy raczej ostatnią deską ratunku?
W tym artykule opisuję trzy różne przypadki importu do Polski. Każdy z nich dotyczy innej branży, innej skali i innego problemu. Łączy je jedno: wykorzystanie usługi Importer of Record.
Towar zatrzymany w porcie
Producent armatury łazienkowej wysłał do Polski cztery palety towaru. Firma była zarejestrowana poza Unią Europejską, ale posiadała polski numer VAT i formalnie mogła dokonać importu na własne dane.
W praktyce pojawił się jednak problem.
Klient nie znalazł agencji celnej, która chciałaby przeprowadzić odprawę w takim modelu. Najprawdopodobniej główną przeszkodą było ryzyko związane z obsługą firmy spoza Unii Europejskiej, w tym obawa o zapłatę należności celnych, podatkowych i kosztów obsługi. W przypadku zagranicznego kontrahenta ewentualne dochodzenie należności byłoby znacznie trudniejsze niż przy współpracy z podmiotem mającym siedzibę w Polsce.
Towar o wartości kilkunastu tysięcy euro pozostawał w magazynie czasowego składowania w porcie. Każdy kolejny dzień oznaczał dodatkowe koszty, a czas na znalezienie rozwiązania szybko się kurczył.
Teoretycznie dostępnych było kilka możliwości. Towar można było odesłać, zmienić model odprawy, szukać kolejnego podmiotu gotowego wystąpić jako importer albo przygotować nowe dokumenty. Większość tych rozwiązań oznaczała jednak dalszy przestój, dodatkowe koszty i ryzyko kolejnych komplikacji.
Rozwiązaniem okazała się usługa Importer of Record.
Dwa dni po podpisaniu umowy towar został odprawiony celnie, zwolniony z magazynu czasowego składowania i dostarczony do magazynu klienta.
W tym przypadku IOR był przede wszystkim narzędziem interwencyjnym. Nie stanowił elementu pierwotnego planu importowego, ale pozwolił uratować sytuację, zanim koszty postoju i dalszej obsługi zaczęły przewyższać wartość samego rozwiązania.
Ryzyko niedostarczenia gadżetów na targi
Drugi przypadek dotyczył firmy z branży IT, która przygotowywała swoje stanowisko na prestiżowych targach branżowych w Kielcach.
Materiały promocyjne i gadżety przeznaczone na wydarzenie zostały wyprodukowane w kraju siedziby klienta, poza Unią Europejską. Towar musiał zostać zaimportowany do Polski, odprawiony celnie, a następnie dostarczony do centrum logistycznego obsługującego targi.
W przypadku logistyki wystawienniczej terminy są szczególnie istotne. Dostawy często muszą dotrzeć na miejsce nawet kilkanaście dni przed rozpoczęciem wydarzenia. Wynika to z harmonogramu pracy centrum targowego, terminów montażu stoisk i ograniczonych okien czasowych na przyjęcie przesyłek.
Każde opóźnienie mogło więc oznaczać, że materiały nie trafią na stoisko przed rozpoczęciem imprezy.
Po podpisaniu umowy przygotowaliśmy proces importowy i zorganizowaliśmy odprawę celną bezpośrednio po przylocie towaru na lotnisko w Warszawie.
W trakcie procedury przesyłka została skierowana do rewizji celnej. Taka kontrola zawsze wiąże się z ryzykiem opóźnienia, jednak dzięki odpowiednio przygotowanej dokumentacji, sprawnej wymianie informacji z klientem oraz bieżącej współpracy z agencją celną udało się przeprowadzić cały proces bez wpływu na końcowy termin dostawy.
Towar został zwolniony i dostarczony do centrum logistycznego targów zgodnie z harmonogramem.
W tym przypadku usługa Importer of Record również rozwiązywała pilny problem, ale różnica polegała na tym, że została wdrożona jeszcze przed przybyciem przesyłki do Polski. Pozwoliło to odpowiednio przygotować dokumentację i ograniczyć ryzyko, zanim towar znalazł się na granicy.
Świadome użycie IOR i skrócenie łańcucha dostaw
Trzeci przypadek pokazuje zupełnie inne zastosowanie usługi Importer of Record.
Brytyjska marka odzieżowa przez wiele lat z powodzeniem sprzedawała swoje produkty klientom w Unii Europejskiej. Przed Brexitem wysyłka z Wielkiej Brytanii do państw członkowskich była dla konsumenta niemal tak samo prosta jak zakup krajowy.
Po zakończeniu okresu przejściowego zmieniły się jednak zasady dostaw.
Formalnie firma nadal mogła sprzedawać swoje produkty do Unii Europejskiej. W praktyce największy problem pojawił się na ostatnim etapie, czyli przy dostawie przesyłki do klienta końcowego.
Odbiorcy byli proszeni o udział w odprawie celnej, przekazanie dodatkowych danych, opłacenie podatku VAT, cła lub opłat pobieranych przez przewoźnika. Dla wielu z nich było to zaskoczeniem. Konsumenci przyzwyczajeni do zakupów wewnątrz Unii Europejskiej nie spodziewali się dodatkowych formalności ani kosztów.
W efekcie nawet około 80% przesyłek wracało do nadawcy.
Klienci odmawiali odbioru, nie odpowiadali na wiadomości przewoźnika albo rezygnowali z zakupu po otrzymaniu informacji o dodatkowych opłatach. Sprzedaż na rynku unijnym zaczęła gwałtownie spadać, mimo że sama marka i jej produkty nadal cieszyły się zainteresowaniem.
Rozwiązaniem nie było więc jedynie usprawnienie transportu. Konieczna była zmiana całego modelu obsługi rynku Unii Europejskiej.
Zastosowano połączenie trzech usług:
- Importer of Record,
- fulfillment w Polsce,
- dostawy towaru bezpośrednio z fabryk do magazynu w Unii Europejskiej.
Towar przestał być wysyłany pojedynczo z Wielkiej Brytanii do każdego klienta. Zamiast tego większe partie produktów były importowane do Polski, odprawiane w jednym procesie, a następnie umieszczane w magazynie fulfillmentowym.
Od tego momentu zamówienia były realizowane lokalnie, z terytorium Unii Europejskiej.
Dla klienta końcowego oznaczało to powrót do znanego i oczekiwanego modelu zakupowego: brak indywidualnej odprawy celnej, brak niespodziewanych opłat przy odbiorze i szybszą dostawę.
Jednocześnie wykorzystanie dostaw bezpośrednio z fabryk pozwoliło skrócić łańcuch dostaw. Produkty nie musiały być najpierw transportowane do Wielkiej Brytanii, a następnie ponownie wysyłane do Unii Europejskiej.
W tym przypadku IOR nie był ostatnią deską ratunku dla pojedynczej przesyłki. Stał się jednym z fundamentów nowego modelu sprzedaży i pozwolił marce ponownie skutecznie obsługiwać rynek unijny.
Ostatnia szansa czy pierwszy krok?
Każdy z opisanych przypadków rozpoczął się w innym miejscu.
W pierwszym towar znajdował się już w porcie, a koszty rosły każdego dnia. IOR był rozwiązaniem awaryjnym.
W drugim przesyłka była w drodze, a najważniejszym celem było dotrzymanie nieprzekraczalnego terminu. IOR pozwolił przygotować proces i ograniczyć ryzyko przed przybyciem towaru.
W trzecim usługa została włączona do szerszego modelu logistycznego i sprzedażowego. Nie tylko rozwiązała problem celny, ale także umożliwiła skrócenie łańcucha dostaw, poprawę doświadczenia klientów i odbudowanie sprzedaży na rynku Unii Europejskiej.
Importer of Record może być więc zarówno ostatnią szansą, jak i pierwszym krokiem.
Może pomóc w sytuacji kryzysowej, gdy towar został już wysłany bez odpowiedniego przygotowania. Największą wartość przynosi jednak wtedy, gdy zostaje uwzględniony na etapie planowania sprzedaży, importu i dystrybucji.
Dobrze zaprojektowany proces IOR nie kończy się na odprawie celnej. Może stać się częścią całego modelu wejścia na rynek: od dostawy z fabryki, przez import i magazynowanie, aż po realizację zamówień dla klientów końcowych.
Polish 
English